РАЗБОР

Реестр отечественного ПО и требования к нему: что проверяют при закупке сервиса

Реестр отечественного ПО и требования к нему отвечают на один вопрос — о происхождении программы, а не о том, где лежат ваши записи. Что действительно обязательно при закупке, что спрашивать у поставщика письменно и как перевезти архив расшифровок.

Vibe2Text·14 августа 2026·обновлено 14 августа 2026·13 минут чтения

Реестр отечественного ПО: требования, которые проверяют на входе

Письмо из отдела закупок почти везде выглядит одинаково: «по программе импортозамещения нужен продукт из реестра, пришлите реестровую запись». Дальше начинается разбирательство, потому что реестр отечественного ПО и требования к нему отвечают на один узкий вопрос — о происхождении программы и правах на неё, — а согласование обычно упирается совсем в другие: где лежат записи встреч, кто их откроет и кто подпишет акт.

Коротко. Реестр отечественного ПО — государственный список программ, который ведёт Минцифры; требования к попаданию в него перечислены в пункте 5 Правил, утверждённых постановлением Правительства № 1236, и касаются правообладателя, оборота продукта в России, выплат за рубеж и технической поддержки. Запись в реестре обязательна там, где закупку оплачивает бюджет; компания, которая платит своими деньгами, выбирает сервис сама. Всё остальное, что всплывает при переезде с зарубежного сервиса, — где хранятся записи, кто имеет к ним доступ, есть ли договор, счёт и акты — реестр не проверяет вовсе: это отдельные вопросы и отдельные документы.

Сами требования стоит прочитать один раз — тогда становится понятно, о чём запись в реестре говорит, а о чём молчит. Их семь, и все они про правообладателя и продукт, а не про ваши данные.

Требование к программе	Что за ним стоит
Исключительное право у российского правообладателя	Россия, регион, муниципалитет, гражданин России либо российская организация без преобладающего иностранного участия — то есть контроль более 50 % голосов
Продукт правомерно введён в оборот в России	Экземпляры, права использования или доступ свободно продаются по всей стране, без ограничений со стороны иностранных государств
Выплаты в пользу иностранных лиц — меньше 30 % выручки	Считается по лицензионным и смежным договорам за истекший календарный год
Никаких сведений, составляющих государственную тайну	Ни в сведениях о программе, ни внутри неё
Нет принудительного обновления и управления из-за рубежа	Продукт не должен обновляться и управляться извне
Поддержку ведёт российская организация	Гарантийное обслуживание, техподдержка и доработка — на российской организации без преобладающего иностранного участия
Для средств защиты информации — сертификат	Отдельное требование к программам, основная функция которых — защита конфиденциальной информации

Проверяется статус элементарно, и это стоит делать самому: реестр публичный, у каждой записи есть порядковый номер, дата и правообладатель с ИНН. Просите номер записи, а не скриншот из презентации, — фраза «мы российская компания» и наличие записи в реестре означают разные вещи.

Что поменялось с 1 января 2025 года

Половина внутренних регламентов до сих пор ссылается на «запрет на допуск иностранного ПО» из постановления № 1236 — под этим названием документ прожил почти десять лет. Сейчас формулировка неточная: пункты постановления, которыми вводился запрет, утратили силу с 1 января 2025 года по постановлению Правительства от 23 декабря 2024 года № 1875, а сам документ теперь называется «Об утверждении Правил формирования и ведения единого реестра российских программ…» и описывает именно реестр — кто его ведёт, что попадает в реестровую запись и какие требования проверяются.

Практический вывод не юридический, а переговорный: спорить с закупкой о том, «действует ли запрет», бессмысленно. Спрашивать нужно другое — на какой пункт своей закупочной документации они ссылаются. Основание всегда называет заказчик, и по нему сразу видно, идёт речь об обязательном требовании или о строчке, переписанной из прошлогоднего шаблона.

Три проверки идут параллельно и не заменяют друг друга. Подменять одну другой — самая частая ошибка согласования, из-за которой оно идёт третью неделю.

Реестр ничего не говорит о ваших записях. Запись в реестре — про происхождение программы и права на неё. В какой стране лежат ваши файлы, кто из сотрудников поставщика их откроет и что с ними станет после расторжения договора, она не сообщает. Локализацию баз данных требует отдельная норма — часть 5 статьи 18 закона «О персональных данных»: запись и хранение персональных данных граждан России в базах за пределами страны не допускаются. Что именно про это спрашивает служба безопасности и какие ответы считать нормальными, разобрано отдельно — сервис расшифровки и требования безопасности.

Три ситуации: госзакупка, госкомпания и компания на своих деньгах

Дальше всё зависит от того, чьими деньгами оплачивается подписка. Ситуаций ровно три, и требования в них разные настолько, что совет из одной в другой не переносится.

Кто закупает	Откуда берётся требование	Нужна ли запись в реестре	Что смотрят помимо неё
Государственный или муниципальный заказчик	Правила национального режима и закупочная документация	есть	Класс ПО по классификатору, цена, поддержка
Госкомпания, значимый объект инфраструктуры, дочерняя структура	Собственное положение о закупке и внутренние регламенты	как правило, есть	Свои требования к защите информации и к подрядчикам
Компания платит своими деньгами	Только внутренний регламент, если он есть	нет	Российское юрлицо, договор, место хранения данных, доступы

Развилка проходит по источнику денег, а не по размеру компании. Третья ветка — самая частая и самая свободная: там требование живёт только во внутреннем документе.

Если вы в третьей ветке, а требование про реестр всё равно пришло, у пункта есть автор — и разговор стоит вести с ним. На практике такие строчки часто переписаны из регламента под другой класс систем: под учётные или инфраструктурные, где риск замены совсем иной, чем у сервиса, куда загружают запись встречи.

Закупка российского программного обеспечения: договор, счёт и НДС

Реестр — один пункт из списка, и обычно не тот, на котором всё встаёт. Переезд с зарубежного сервиса ломается на бухгалтерии: подписка, оплаченная картой в долларах, не порождает ни договора, ни акта, ни счёта, который примет финансовый отдел. Закупка российского программного обеспечения начинается ровно с этого — с формы сделки.

Российское юридическое лицо и реквизиты. Наименование, ИНН, ОГРН, адрес. Это первое, что уходит в карточку контрагента, и без этого дальше не двинется ничего.
Форма отношений. Лицензионный договор на право использования или договор оказания услуг — от этого зависит и налогообложение, и то, по какой статье расходов проводится платёж. Если работа идёт по публичной оферте, её текст тоже прикладывают к согласованию.
Счёт и безналичная оплата. Оплата с расчётного счёта, а не картой сотрудника, иначе расход не закрыть.
Закрывающие документы. Акт или УПД и способ их получения: электронный документооборот или бумага. Уточните это до первого платежа — сверять недостающие акты в конце квартала дороже.
НДС. Передача прав на программы, включённые в единый реестр российских программ, освобождена от НДС по подпункту 26 пункта 2 статьи 149 Налогового кодекса, в том числе при удалённом доступе через интернет. Поэтому одна и та же сумма может звучать по-разному в зависимости от того, что именно продаётся и есть ли запись в реестре, — вопрос стоит закрыть до согласования бюджета.
Поручение на обработку персональных данных. Отдельный документ, а не абзац в договоре, если в записях звучат имена, должности и контакты людей.

Ещё две формулировки стоит найти в договоре заранее, потому что вспоминают о них в самый неудобный момент: срок хранения записей и текстов у поставщика и порядок их удаления при расторжении. Первая отвечает на вопрос «сколько у нас есть времени забрать архив», вторая — на вопрос «что останется у подрядчика после того, как мы уйдём».

Что просить письменно, а не выяснять на созвоне

На демонстрации отвечают уверенно и устно, а согласование питается документами. Разница между «нам сказали, что данные в России» и приложенным к заявке текстом — это две недели переписки. Поэтому вопросы стоит сразу задавать в той форме, в какой ответ можно приложить.

В договореМесто хранения записей и текстов, срок хранения, порядок удаления при расторжении, круг сотрудников поставщика с доступом, ответственность за утечку.

На публичной страницеУсловия обработки данных и пользовательское соглашение. Их удобно приложить к согласованию и на них можно сослаться в служебной записке.

Ответом на письмоНомер реестровой записи, если продукт в реестре, реквизиты юрлица, форма договора, порядок актов и электронного документооборота.

У сервиса эти документы обычно опубликованы, и начинать проще с них: как обрабатываются данные и условия использования читаются за десять минут и снимают половину вопросов. Всё, что специфично для вашей закупки — форма договора, акты, объёмы, — быстрее выяснить письмом: связаться с командой Vibe2Text. Для внедрения на несколько отделов есть отдельная страница про расшифровку в корпоративном контуре.

Импортозамещение софта в компании начинается с инвентаризации

Список сервисов у ИТ обычно есть, но записи встреч и расшифровки в нём почти никогда не отражены целиком: половину подписок оформляли руководители отделов на свои почты, а ссылки на транскрипты давно разошлись по письмам и задачам. Импортозамещение софта в компании начинается не с выбора замены, а с четырёх вопросов, ответы на которые собираются за один день.

Какие сервисы вообще используются. Самый честный источник — не опрос, а выписка платежей из бухгалтерии и список ботов, которые приходят в календарные встречи.
Где лежат записи и на чьём аккаунте. Аккаунт-владелец важнее самого сервиса: уходит человек — уходит доступ к архиву. Кто владеет файлом на разных платформах, разобрано в статье где хранятся записи встреч.
Куда уже разосланы ссылки. Ссылка на транскрипт в задаче или в письме перестаёт работать в день отключения — и об этом узнают через месяц.
Что сломается в день отключения. Автоматическое подключение бота к повторяющимся встречам, интеграции с трекером, отчёты, которые кто-то строит по расшифровкам.

Загрузка записи встречи в сервис расшифровки после перехода на российское ПО — Пилот начинается здесь и не требует ни интеграций, ни доступов: одна запись, загруженная вручную, показывает результат раньше, чем закончится согласование.

Архив старых записей: что переносить и как не потерять расшифровки

Архив не переезжает сам, и это главный источник потерь. Из зарубежного сервиса уезжают файлы: аудио, видео и тексты расшифровок. Всё остальное — структура папок, ссылки, права доступа, автоматические правила — остаётся там и заводится заново.

Файлы — только половина переезда, и самая простая. Вторая половина не выгружается никаким экспортом: её придётся собрать руками, и лучше до отключения, а не после.

Сначала текст, потом медиа. Расшифровки выгружаются быстрее и весят меньше, а исчезают при понижении тарифа обычно первыми именно аудио- и видеофайлы.
Формат под получателя. DOCX и PDF — для людей и для приложения к документам, TXT, Markdown и JSON — если тексты кладут в поиск или в другую систему, SRT и VTT — если у записи есть видеоверсия.
Имя файла вместо папки. Дата, тема, участники. Структура папок при выгрузке почти всегда рассыпается, а имя файла переживает переезд.
Не тащите всё подряд. Разумный минимум — записи за последний год плюс всё, что относится к действующим договорам и незакрытым спорам. Остальное занимает место и никогда не открывается.
Отписка — последним шагом. Вместе с платным тарифом обычно закрывается и доступ к скачиванию, поэтому сначала выгрузка и проверка, потом отмена подписки.

Выгрузка расшифровки в DOCX, PDF, SRT и другие форматы при переносе архива — Текст, выгруженный в обычный документ, не зависит ни от одного сервиса. Это и есть страховка от следующего переезда, а не только от текущего.

Пошаговые разборы выгрузки из двух самых частых сервисов написаны отдельно: чем заменить Otter.ai — про то, что забрать из аккаунта до ухода, и чем заменить Fireflies — про перенос архива встреч и календарных правил.

Чем заменяются привычные функции

Возражение против переезда почти никогда не звучит как «нам нельзя иностранное». Оно звучит как «у нас там всё устроено». Поэтому полезно разложить это «всё» на функции и посмотреть на каждую отдельно — их обычно пять-шесть.

Что было в зарубежном сервисе	Чем закрывается после переезда
Автоматическая расшифровка встречи	Текст с разделением говорящих и таймкодами; имена подставляются из самого разговора
Саммари и список задач после созвона	Итог, решения и задачи с владельцами и сроками — собираются поверх расшифровки
Поиск по истории встреч	Поиск по архиву записей: по сказанным словам, а не по названиям файлов
Вопрос к записи вместо перематывания	Чат по записи: ответ приходит с цитатой и отметкой времени
Выгрузка в документ	DOCX, PDF, TXT, Markdown, JSON, SRT, VTT
Встречи на английском	Русский и английский

Панель ИИ-помощника: вопрос по записи и ответ, собранный по её содержанию — Функция, ради которой чаще всего держались за старый сервис: спросить у записи вместо того, чтобы её переслушивать. Ответ собирается по найденным репликам, и каждую можно открыть и проверить.

Что действительно меняется при переходе — не набор функций, а мелочи вокруг: интерфейс и поддержка на русском, оплата по счёту в рублях и возможность приложить к согласованию документы, а не переведённую страницу чужого сайта. Как устроен рынок и какие типы сервисов вообще есть, разобрано в обзоре сервисов расшифровки в России.

Две недели, за которые переезд перестают замечать

Переезд не обязан быть проектом на квартал. Работающий порядок — вести пилот и бумажную часть параллельно, а не по очереди: пока закупка согласует договор, команда уже понимает, устраивает ли её результат.

Первая неделя: пилотодна команда, свои записи, старый сервис ещё работает
Первая неделя: документыреквизиты, форма договора, счёт, порядок актов
Вторая неделя: архиввыгрузка расшифровок, затем аудио и видео
Вторая неделя: переключениеновые встречи в новом сервисе, отписка последней

Пилот честнее любого сравнения по таблице: возьмите две записи — одну хорошую, одну заведомо тяжёлую, с плохим звуком и перебиваниями, — и посмотрите на результат обеих. Хорошую запись расшифрует кто угодно; решение принимается по второй. Начать можно без договора и без закупки, на бесплатном старте, и уже с готовым текстом идти к согласованию: расшифровка для компании обсуждается заметно быстрее, когда пример лежит на столе.

Проверьте на своей записи до того, как начнётся согласование

Загрузите одну встречу и посмотрите, что получается: текст с разделением говорящих и таймкодами, поверх него итог, решения и задачи с ответственными. Документы для закупки — договор, счёт, акты — обсуждаются параллельно.

Запросить документы для закупки

Бесплатный старт без карты, файлы до 4 ГБ и до 6 часов. Экспорт: DOCX, PDF, TXT, Markdown, JSON, SRT, VTT.

Частые вопросы

Обязательно ли покупать программное обеспечение из реестра отечественного ПО?

Зависит от того, чьими деньгами оплачивается покупка. Для закупок на государственные и муниципальные нужды это требование закупочной документации, и проверяется оно по номеру реестровой записи. Госкомпании и структуры с особым статусом руководствуются собственными положениями о закупке. Коммерческая компания, которая платит своими деньгами, закон к реестру не обязывает — если требование всё-таки предъявлено, оно пришло из внутреннего регламента, и у этого пункта есть автор.

Какие требования нужно выполнить, чтобы программа попала в реестр?

Их семь, и все они описаны в пункте 5 Правил, утверждённых постановлением Правительства № 1236: исключительное право принадлежит российскому правообладателю без преобладающего иностранного участия; продукт правомерно введён в оборот и свободно продаётся в России; выплаты в пользу иностранных лиц — меньше 30 % выручки за истекший год; нет сведений, составляющих государственную тайну; нет принудительного обновления и управления из-за рубежа; гарантийное обслуживание и техподдержку ведёт российская организация. Для программ, чья основная функция — защита конфиденциальной информации, дополнительно нужен сертификат.

Достаточно ли российского юрлица и серверов в России, если продукта нет в реестре?

Для коммерческой закупки этого обычно достаточно, но проверяют не «страну сервера», а конкретные вещи: с кем заключается договор, где хранятся записи и тексты, кто из сотрудников поставщика имеет к ним доступ, какой срок хранения и как данные удаляются при расторжении. Ответы должны быть в договоре и в опубликованных документах, а не в устном заверении на демонстрации.

Почему цена одного и того же сервиса может отличаться на размер НДС?

Передача прав на программы, включённые в единый реестр российских программ, освобождена от НДС по подпункту 26 пункта 2 статьи 149 Налогового кодекса — в том числе когда доступ предоставляется удалённо через интернет. Поэтому важно заранее понимать, что именно вы покупаете: право использования программы или услугу, — и есть ли у продукта реестровая запись. Вопрос закрывается до согласования бюджета, а не после.

Что делать с архивом записей в зарубежном сервисе?

Выгрузить до отписки, потому что вместе с платным тарифом обычно закрывается доступ к скачиванию. Сначала тексты расшифровок — они лёгкие и выгружаются быстро, — затем аудио и видео. Формат выбирается под получателя: DOCX и PDF для людей, TXT, Markdown или JSON для систем, SRT и VTT для видео. Структура папок и ссылки при выгрузке не переносятся, поэтому дату и тему лучше сразу класть в имя файла.

Как проверить, что продукт действительно есть в реестре?

Реестр публичный: у каждой записи есть порядковый номер, дата, название продукта и правообладатель с ИНН. Попросите поставщика прислать номер записи и сверьте его сами. Скриншот из презентации, логотип «отечественное ПО» на сайте и фраза «мы российская компания» доказательством не являются — это разные утверждения.

С чего начать импортозамещение софта в компании, если сервисов много?

С инвентаризации, а не с выбора замены. Соберите выписку платежей из бухгалтерии, список ботов, приходящих в календарные встречи, и ответ на вопрос, на чьих аккаунтах лежат архивы. Дальше замену выбирают по одному сервису за раз и обязательно с пилотом на своих записях — переезд, начатый с массовой миграции, разваливается на архиве.

Проверено 14 августа 2026 года по действующим редакциям правовых актов. Правила формирования и ведения единого реестра российских программ, уполномоченный орган (Минцифры России) и требования к программному обеспечению из пункта 5 Правил — постановление Правительства Российской Федерации от 16.11.2015 № 1236 в редакции от 09.12.2025 (текст постановления; официальное опубликование первоначальной редакции — pravo.gov.ru, номер 0001201511200006). Утрата силы пунктов постановления о запрете на допуск с 1 января 2025 года — по указанию на постановление Правительства от 23.12.2024 № 1875 в тексте того же документа. Освобождение от НДС при передаче прав на программы из единого реестра, в том числе при удалённом доступе через сеть «Интернет», — подпункт 26 пункта 2 статьи 149 Налогового кодекса Российской Федерации. Запрет на использование баз данных за пределами России при записи и хранении персональных данных граждан Российской Федерации — часть 5 статьи 18 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ в редакции Федерального закона от 28.02.2025 № 23-ФЗ. Статья носит справочный характер и не заменяет консультацию юриста по конкретной закупке.